Zásady ochrany osobních údajů

Aktuálně platná verze: 2018-05-23

Zásady ochrany osobních údajů ke stažení.

Privacy policy in English for download.

 

Česká společnost ornitologická

spolek se sídlem: Na bělidle 34, Praha 5, 150 00

IČO: 49629549, DIČ: CZ 49629549

ČSO je zapsána ve Spolkovém rejstříku u Městského soudu v Praze pod značkou L 1371.

Základním dokumentem řídícím fungování ČSO jsou Stanovy ČSO (odkaz na platné znění viz O nás).

Statutárními zástupci ČSO jsou předseda RNDr. Jiří Flousek, Ph.D. a ředitel Mgr. Zdeněk Vermouzek. Statutární zástupci jednají jménem ČSO samostatně.

 

Úvod

Ochrana osobních údajů je upravená zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, a s účinností od 25. 5. 2018 Nařízením (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen GDPR).

Česká společnost ornitologická zpracovává osobní údaje na základě dobrovolné registrace členů, registrace spolupracovníků odborných programů (zejména Faunistická databáze ČSO a všechny související programy, program Jaro ožívá a program Bezpečné zastávky), souhlasu se zpracováním osobních údajů pro informační a marketingové účely (zejména zasílání pozvánek na akce, novinek o ptácích a možnostech zapojení do jejich výzkumu a ochrany, dárcovských výzev ad.) Kromě toho ČSO zpracovává data na základě plnění smluv a právních povinností, ať již se jedná o nákup v e-shopu, poskytnutí daru, plnění zakázky nebo sponzorské smlouvy. ČSO spravuje data o svých zaměstnancích a spolupracovnících, která jsou nezbytně potřebná pro fungování ČSO jako jakékoli jiné organizace. ČSO dále shromažďuje anonymní statistické údaje o využívání hardwaru, webových stránek a aplikací, které slouží k jejich dalšímu rozvoji.

Samotnému použití informací předchází manuální nebo automatizované zpracování, včetně statistických analýz s cílem profilování, segmentace, reportingu apod. Kde to není vysloveně nutné z hlediska účelu výstupu zpracování, zpracovává ČSO data anonymizovaně.

 

1.    Jaké informace ČSO zpracovává?

Údaje, které ČSO zpracovává, zahrnují pouze nezbytné typy údajů, které se pro různé skupiny osob liší, a většinou zahrnují pouze minimum z následujícího výčtu:

  • jméno a příjmení, (u podnikatele i obchodní firmu, IČO a sídlo),
  • datum narození (u členů ČSO; u zaměstnanců i místo)
  • kontaktní údaje (poštovní adresa, e-mail, telefon, adresa na sociálních sítích),
  • datum vzniku členství v ČSO,
  • portrétní fotografie,
  • informace o interakcích mezi danou osobou a ČSO (jakým způsobem nás osoba kontaktovala/jsme osobu kontaktovali, na jaké téma, s jakým výsledkem),
  • transakční údaje při placení členských příspěvků, zboží nebo při poskytnutí darů (zejména se jedná o číslo účtu, datum, výši a účel provedené platby),
  • informace o využívání produktů a služeb ČSO (např. nákup v e-shopu, účast na akcích a programech ČSO),
  • geolokační údaje v případě výzkumných programů, pokud to charakter daného programu vyžaduje,
  • fotografie účastníků akcí ČSO,
  • u návštěvníků webů IP adresu, informace o navštěvovaných stránkách, uživatelských předvolbách, délce přihlášení a prováděných úkonech, případně o používaném typu zařízení, operačním systému a prohlížeči.

Zvláštní pozornost věnuje ČSO zpracovávání údajů o dětech (členové ČSO, účastníci akcí ad.). Souhlas se zpracováním osobních údajů o dětech mladších 13 let dává zákonný zástupce dítěte při prvním kontaktu s daným dítětem (registrace člena, účast na akci apod.) a následně při každé změně rozsahu uchovávaných informací.

ČSO zásadně nezaznamenává, neuchovává a nezpracovává následující citlivé osobní údaje: osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin (s výjimkou přečinů vůči životnímu prostředí v případě postupu podle § 3 odst. 10 Stanov ČSO), o zdravotním stavu a o sexuálním životě a genetické údaje. Výhradně na základě vědomě uděleného souhlasu zpracovává ČSO portrétní fotografie a v případě zaměstnanců i podpis a údaje o zdravotním stavu v rozsahu nutném pro plnění povinností v oblasti pracovního práva.

 

2.    Pro jaké účely ČSO osobní údaje zpracovává?

Účelem zpracování osobních údajů se rozumí v případě členů ČSO zejména vedení členské agendy, poskytování členského servisu, včetně zasílání informací formou tiskovin a elektronických sdělení.

V případě nečlenů ČSO spravuje osobní data zejména za účelem zapojení do programů občanské vědy, informování o činnosti ČSO, o ptácích a o možnostech zapojení do jejich výzkumu a ochrany, a dále za účelem zasílání dárcovských výzev a komunikace s dárci. Součástí těchto sdělení může být i marketingové sdělení zahrnující třetí strany spolupracující s ČSO.

Dalšími účely spravování dat jsou zejména: komunikace se zákazníky e-shopu, plnění smluv (zakázky, dárcovské smlouvy, smlouvy o spolupráci, společné projekty), pracovněprávní agenda.

Ke komunikaci ČSO využívá široké spektrum kanálů, zejména klasickou poštu, e-mail, telefon, sociální sítě, výjimečně SMS.

 

3.    Kde ČSO uchovává osobní údaje a jak je chrání?

Se spravovanými osobními údaji ČSO nakládá zodpovědně a v souladu s platnou legislativou. Ke zpracovávaným osobním údajům mají přístup pouze pověřené osoby, které prošly interním školením na ochranu osobních údajů. Pro zpracování osobních údajů ČSO používá automatizované i neautomatizované prostředky. ČSO používá zabezpečená elektronická úložiště nacházející se v členských zemích Evropské Unie. To je důležité proto, že země EU poskytují osobním údajům jednotný vysoký stupeň ochrany. ČSO chrání elektronické osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií. Osobní údaje v papírové podobě jsou uchovávány v zamčených prostorách kanceláře ČSO. Přístup k nim má omezený počet pověřených a vyškolených osob. Po skončení důvodů ke zpracování nebo uchovávání jsou tyto přebytečné osobní údaje skartovány.

 

4.    Kdo je Správce a Zpracovatelé?

Správcem osobních údajů je každý subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí za jím stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování. Správcem osobních údajů poskytnutých ČSO je výhradně ČSO. ČSO jakožto správce může pověřit zpracováním osobních údajů zpracovatele.

Zpracovatel osobních údajů je každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo pověření či zmocnění správcem zpracovává osobní údaje. Pokud tento postup v některých případech využije ČSO, uzavře příslušnou zpracovatelskou smlouvu garantující plnou ochranu osobních údajů. Mezi zpracovatele, se kterými ČSO spolupracuje, patří:

  • Adiservis – Na Nivách 18, Praha 4, IČO: 28367499 (rozesílka tiskovin a dalších materiálů)
  • Fortion Networks, s.r.o., Božkovská 307/9, 326 00 Plzeň, IČ: 26397994, (poskytovatel webových serverů a stránek)
  • Alena Matýsková, Pejevové 3126, Praha 4, 143 00, IČ: 44338040 (externí účetní ČSO)

Při poskytnutí daru pro ČSO přes dárcovský portál Darujme.cz, je správcem osobních údajů jak ČSO, tak provozovatel dárcovského portálu, kterým je Nadace Via, IČ: 673 60 114, se sídlem: Dělnická 1324/9, Holešovice, 170 00 Praha 7. Podmínky užívání portálu Darujme.cz včetně podmínek zpracování osobních údajů jsou k dispozici na www.darujme.cz/podminky-uzivani.

 

5.    Jak dlouho ČSO uchovává osobní údaje?

ČSO spravuje osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu, po archivační dobu vycházející z příslušných právních předpisů a v případě udělení souhlasu do doby, než je souhlas odvolán. Po pominutí zákonného důvodu pro zpracování osobních údajů (například po skončení účinnosti uděleného souhlasu) budou osobní údaje skartovány, resp. vymazány.

 

6.    Jak lze odvolat souhlas se spravováním osobních údajů?

Některé osobní údaje spravuje ČSO na základě uděleného souhlasu, přičemž udělený souhlas lze kdykoli odvolat, tj. žádat vymazání osobních údajů. Vymazání osobních údajů nelze ovšem žádat v případě, kdy existuje jiný zákonný důvod pro jejich správu, například povinnost archivace účetní dokumentace.

Udělení souhlasu se spravováním osobních údajů je dobrovolné, lze jej odmítnout nebo udělený souhlas kdykoli odvolat, a to výhradně u ČSO.

Souhlas lze odvolat prostřednictvím zaslaného emailu na adresu cso@birdlife.cz nebo písemně na adresu ČSO, Na Bělidle 34, 150 00 Praha-Smíchov, popřípadě telefonicky na 777 330 355. Souhlas musí odvolat výhradně osoba, která jej poskytla, resp. její zákonný zástupce. ČSO při odvolání souhlasu ověřuje totožnost žadatele, přičemž způsob tohoto ověření bude adekvátní požadavku (například prostá emailová zpráva je adekvátní pro odvolání souhlasu se zasíláním novinek na adresu, ze které byla žádost odeslána). Pokud by ČSO měla důvodné pochybnosti o totožnosti osoby odvolávající souhlas, může požádat o poskytnutí informací k ověření totožnosti.

 

7.    Jaká jsou zákonná práva osob, jejichž osobní údaje ČSO spravuje?

Osoby, jejichž osobní údaje ČSO spravuje, mají právo požádat o poskytnutí informace o osobních údajích o nich zpracovávaných, o účelu a povaze zpracování osobních údajů a o příjemcích osobních údajů a rovněž mají právo na přístup k údajům o nich spravovaných. Pokud by zjistili nebo se domnívali, že ČSO provádí zpracování jejich osobních údajů v rozporu s ochranou jejich osobního života nebo v rozporu s právními předpisy, jsou kdykoliv oprávněni požadovat po ČSO vysvětlení, případně požadovat, aby ČSO odstranila takto vzniklý závadný stav, omezila zpracování údajů, popřípadě údaje o nich vedené zcela vymazala. Dotazy a požadavky je možné zaslat na email cso@birdlife.cz nebo poštou na ČSO, Na bělidle 34, 150 00 Praha-Smíchov.

ČSO jako správce údajů je poté povinna přijmout příslušná opatření (úprava údajů, omezení zpracování, výmaz) bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce, nebrání-li tomu právní důvody nebo oprávněný zájem nadřazený zájmu na ochranu osobních údajů (například nelze požadovat vymazání osobních údajů o zaměstnancích v pracovním poměru).

Osoby, jejichž osobní údaje ČSO spravuje, mají rovněž právo obrátit se v případě porušení povinností ČSO na Úřad pro ochranu osobních údajů se žádostí o zajištění nápravy.

 

Tyto zásady jsou platné od 23. 5. 2018.